So fügen Sie einem Word-Dokument eine digitale Signatur hinzu

Erfahren Sie, wie Sie einem Microsoft Word-Dokument eine elektronische / digitale Signatur hinzufügen.

Elektronische Signaturen haben die Verarbeitung von Dokumenten revolutioniert. Was früher Stift und Papier war, kann jetzt mit digitalen Werkzeugen erledigt werden.

Elektronische Signaturen sind kein neues Konzept. Sie werden seit Jahrzehnten entwickelt, zum Beispiel 1980 auf Fez-Maschinen. Heute sind elektronische Signaturen fortschrittlicher.

Sie enthalten oft einen digitalen Verschlüsselungsschlüssel, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und eine rechtsverbindliche Bestätigung zu generieren. Da elektronische Signaturen gesetzlich anerkannt sind, können sie in fast jedem Dokument verwendet werden, wie zum Beispiel Geschäftsverträgen, Immobilienverträgen, Kreditanträgen usw.

Sie können Signaturen zu einer Vielzahl von Dateitypen hinzufügen, einschließlich Word-Dokumenten, PDF , Excel-Dateien und sogar PowerPoint-Folien. Dieser Assistent erklärt, wie Sie einem Word-Dokument eine Online-Signatur hinzufügen und entfernen.

Aber lassen Sie uns zunächst definieren, was eine elektronische / digitale Signatur ist.

Was ist eine elektronische / digitale Signatur?

Elektronische / digitale Signatur hat eine ziemlich flexible rechtliche Definition. Laut Gesetz ist eine elektronische Signatur ein Ton, ein Symbol oder eine elektronische Handlung, die mit einem Vertrag oder einem anderen Dokument logisch verbunden ist oder ist und von einer Person mit der Absicht ausgeführt oder akzeptiert wird, das Dokument zu unterzeichnen.

Diese Definition ist sehr allgemein gehalten, da sie eine Vielzahl von Möglichkeiten abdeckt. Bei Word-Dokumenten ist das Konzept jedoch viel spezifischer. Wenn jemand ein Word-Dokument digital signiert, platziert er einen verschlüsselten Authentifizierungsstempel zusammen mit einer visuellen Darstellung seiner Signatur auf der Datei.

Dieser digitale Stempel garantiert die Authentizität, Integrität und Bekanntheit der Unterschrift. Insbesondere ersetzt es die traditionelle physische Unterschrift Ihres Namens auf einem Dokument, um seine Gültigkeit zu bestätigen.

So fügen Sie Word eine elektronische / digitale Signatur hinzu

Um ein Word-Dokument digital zu signieren, öffnen Sie das Dokument und bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie die Signatur hinzufügen möchten. Klicken Sie dort auf der Registerkarte Einfügen auf Signaturleiste, gefolgt von der Microsoft Office-Signaturleiste. Füllen Sie dann das Fenster Signatureinstellungen aus.

Nachdem die Einstellungen übernommen wurden, wird dem Word-Dokument eine Signaturleiste hinzugefügt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie “Unterschrift”.

Sie benötigen ein digitales Zertifikat, um Ihre Unterschrift zu formalisieren

Um Ihren Word-Dokumenten elektronische / digitale Signaturen hinzuzufügen, benötigen Sie ein Signaturzertifikat. Dieses Zertifikat bestätigt Ihre Identität. Es ist in einem öffentlichen Schlüssel enthalten, wenn Sie ein digital signiertes Dokument senden.

Digitale Zertifikate erhalten Sie bei einem offiziellen externen Dienst oder durch die Erstellung Ihres persönlichen Zertifikats. Während ein formelles externes Zertifikat legaler ist, kann es auch hilfreich sein, ein eigenes zu erstellen.

Unter Windows kann das Erstellen Ihres eigenen Zertifikats je nach Version variieren. Sieh dir das an Microsoft-Unterstützung beim Erstellen Ihres eigenen Zertifikats Die

Empfohlener Artikel: Lernen Sie, Texte in Word auszurichten und auszurichten

Erstellen Sie einen Signaturbereich, damit andere Personen das Dokument unterschreiben können

Wie oben erläutert, können Sie Anweisungen zum Erstellen einer Signaturzeile in den Microsoft Office-Signatureinstellungen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie das Dokument an eine andere Person senden, um sie mit bestimmten Anweisungen zu unterschreiben. Denken Sie daran: Einfügen -> Signaturleiste -> Microsoft Office-Signaturleiste -> Füllen Sie die Felder im Fenster Signatureinstellungen aus.

Das Signaturkonfigurationsfenster enthält Felder, die den Namen des Unterzeichners, die Berufsbezeichnung, die E-Mail-Adresse und die Möglichkeit zum Hinzufügen von Signaturanweisungen angeben. Darüber hinaus können Sie die Kontrollkästchen aktivieren, um das Datum der Unterzeichnung und die Option zum Hinzufügen von Kommentaren durch den Unterzeichner anzugeben.

Die andere Person muss nur mit der rechten Maustaste auf die Unterschriftenleiste klicken und “Unterschrift” auswählen. Microsoft Word bietet zwei Optionen zum Signieren eines Dokuments: Sie können eine Textsignatur hinzufügen, indem Sie den Namen neben dem X eingeben oder wie oben erwähnt ein Bild und eine digitale Signatur auswählen.

Wenn Sie eine elektronische / digitale Signatur aus einem Word-Dokument entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturleiste und wählen Sie “Signatur entfernen”.

Möglichkeit, eine unsichtbare / versteckte Signatur zu setzen

Im Gegensatz zu den oben aufgeführten Signaturzeilen fügt eine unsichtbare / versteckte digitale Signatur dem Dokument keine Hinweise oder Texte hinzu. Die unsichtbare digitale Signatur fügt der Dokumentdatei einige Metadaten hinzu. Diese Metadaten sind eine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu garantieren, ohne seinen Inhalt zu ändern.

Sichtbare und unsichtbare Signaturen beinhalten die Verwendung von Metadaten. Eine sichtbare Signatur enthält Metadaten und einen sichtbaren Stempel im Dokument, während eine unsichtbare Signatur nur Metadaten hinzufügt und somit die Integrität des Dokuments schützt.

Um einem Word-Dokument eine unsichtbare elektronische/digitale Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, wählen Sie Informationen abrufen, wählen Sie Dokumentenschutz und dann Digitale Signatur hinzufügen aus.

Wählen Sie nun die Art der Zusage und den Grund für die Unterzeichnung aus und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Unterschreiben“.

Sobald die Datei digital signiert ist, wird das Dokument schreibgeschützt, um Änderungen zu vermeiden. Es wird auch eine Schaltfläche Signaturen angezeigt, damit Sie sie bei Bedarf löschen können: Datei -> Informationen -> Signaturen anzeigen -> Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Signaturnamen -> Signatur löschen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Signatur Sie verwenden sollten, ziehen Sie in Betracht, eine sichtbare Signatur hinzuzufügen. Dies ist die gebräuchlichste und das Dokument ist zum Drucken geeignet.

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